Télétravail : 11 astuces pour être efficace en confinement

La situation de crise actuelle, due au Coronavirus, a chamboulé notre univers professionnel. Face au confinement, le télétravail est devenu le quotidien de milliers d’entre nous. Mais ce nouveau mode de travail n’est pas inné et demande une réelle adaptation. Travailler à la maison a des avantages, certes, mais cela apporte également son lot de difficultés. Si on n’applique pas quelques règles de bases, on sera moins concentré et peu efficace, surtout quand on a des enfants à la maison. Mais alors, quelles sont les règles d’or pour optimiser son temps lorsque l’on travaille à domicile ? Comment organiser son espace de travail ? Et comment rester opérationnel et concentré à la maison ? Télétravail : 11 astuces pour être efficace en confinement et maximiser son énergie.

1. Choisir un espace dédié au télétravail

Tout d’abord, pour pouvoir travailler de manière efficace à la maison, il est nécessaire de bien choisir l’endroit qui vous servira de bureau. Si vous en avez la possibilité, préférez une pièce calme, sans trop de passage. Évitez de travailler dans votre chambre. Même à la maison, il faut essayer de séparer au maximum la vie de famille et la vie professionnelle. 

Si vous n’avez pas d’autre choix que de vous installer dans la pièce à vivre, vous devez veiller à ce que l’endroit que vous choisissez reste votre espace de travail. Si vous vivez avec d’autres personnes, informez-les de l’installation de votre nouveau bureau. 

2. Trouvez l’éclairage adéquat pour travailler

La question de la source de lumière est essentielle pour pouvoir travailler dans des conditions agréables. Idéalement, vous devez positionner votre espace de travail à 90° par rapport à une fenêtre. C’est-à-dire que celle-ci devra se trouver soit à votre droite, soit à votre gauche. À l’inverse : 

• une lumière de face vous éblouira ; 
• un éclairage venant de derrière vous se reflétera sur votre écran.

Pour éviter l’éblouissement, vous pouvez aussi : 

• orienter les lampes de façon à ne pas voir directement les ampoules ; 
• utiliser vos volets, persiennes ou rideaux pour diminuer l’intensité de la lumière extérieure.

Le point le plus important pour ne pas fatiguer vos yeux, c’est de ne pas travailler dans le noir complet. Veillez à toujours avoir une lampe allumée dans la pièce quand vous êtes sur votre écran le soir.  

3. Aménager un poste de travail confortable et ordonné

Lorsque vous installez pour la première fois votre poste de télétravail, prenez le temps de bien l’organiser. Vous pourrez ainsi vous atteler à la besogne dans des conditions confortables et être plus efficace. Travailler dans un endroit en pagaille vous empêchera d’avoir les idées claires. Vous risqueriez d’être dérangé par des pensées parasites telles que :

• « il faut vraiment que je trie tous ces papiers » ; 
• « il faudrait que je débarrasse la table pour avoir plus d’espace » ; 
• etc.. 

Ne commencez pas forcément à trier toutes vos factures entassées depuis 10 ans, vous trouverez bien quelques heures de confinement à tuer pour faire des avions en papier. Mais dégagez au moins l’espace. Vous pouvez par exemple faire un petit tas (ou un carton !) avec les choses à ranger plus tard. Mettez cette boîte hors de votre champ visuel pour avoir une vue dégagée. Une fois que votre bureau est tout beau, tout propre, prenez soin de le garder ainsi. Cela est toujours plus agréable d’arriver sur un poste accueillant et bien rangé le matin.

4. Adapter l’ergonomie de son poste de télétravail

Que ce soit au bureau ou à domicile, dès que vous travaillez assis pendant plusieurs heures par jour, vous devez adopter une bonne position. Si vous ne vous asseyez pas correctement, vous risquez de voir apparaître des douleurs au niveau des cervicales, du dos, des coudes, etc.. Ces douleurs récurrentes dans le monde professionnelles sont appelées troubles musculosquelettiques (ou TMS). Voici les critères de la position assise idéale lorsque l’on travaille avec un ordinateur : 

• la hauteur de la chaise doit être ajustée pour que les cuisses soient parallèles au sol ; 
• les jambes ont un angle de 90° à 110° par rapport aux cuisses ; 
• les pieds sont bien plats posés au sol (vous pouvez aussi utiliser un repose-pied ou une bonne grosse encyclopédie pour les surélever si vous n’êtes pas très grand) ; 
• votre dos est bien droit avec les épaules relâchées ; 
• votre fessier occupe tout l’espace de l’assise et est bien au fond de la chaise ; 
• vos bras sont relâchés et vos coudes pliés à 90° degrés ;  
• vos poignets sont détendus et dans la prolongation de vos avant-bras (pas pliés vers le haut ni vers le bas) ; 
• le haut de votre écran se trouve idéalement au niveau de vos yeux. Si vous avez un écran amovible, n’hésitez pas à le surélever ; 
• l’écran se trouve à environ 50 cm de votre visage.

5. Régler l’éclairage de son écran d’ordinateur 

Travailler longtemps sur un écran d’ordinateur peut provoquer une fatigue visuelle, des douleurs aux yeux ou même des maux de tête. Pour éviter cela, il est nécessaire de faire des pauses régulièrement et de regarder autre chose qu’un écran. Vous pouvez essayer de regarder au loin par les fenêtres et de reposer votre regard. 

Si vous travaillez le soir, activez l’option « mode nuit » sur votre ordinateur, si celui-ci le permet. Sinon, vous pouvez diminuer la luminosité de l’écran et régler les contrastes. 

Il faut également savoir que la lumière bleue émise par nos écrans est néfaste pour le sommeil. Il est donc déconseillé de travailler sur écran juste avant d’aller se coucher. Préférez donc vous mettre à la tâche tôt le matin pour terminer votre travail avant la tombée de la nuit. N’hésitez pas accorder du temps à une autre activité avant d’aller vous coucher. Cela permettra à vos yeux et à votre cerveau de déconnecter avec les écrans et de vous préparer à une bonne nuit de sommeil.

6. Se mettre dans l’ambiance du travail

Votre poste de télétravail est bien installé et est prêt à vous accueillir ? Maintenant, c’est à vous de vous préparer et de vous mettre dans l’ambiance du boulot ! Pour cela, vous devez garder la routine que vous aviez avant d’aller travailler au bureau. Même si le confinement ne vous autorise pas à mettre le nez dehors, vous devez continuer à appliquer toutes ces petites choses que vous faisiez avant de quitter votre logement comme : 

• prendre une douche ; 
• vous habiller en mode travail (même si bosser en pyjama en fait rêver plus d’un, il est important de se sentir réveillé et être prêt pour une visioconférence imprévue) ;
• prendre votre petit-déjeuner ; 
• boire votre café du matin ; 
• etc..

Bref, il est nécessaire d’avoir l’impression de « partir » au travail, même si vous ne faites que quelques pas pour vous asseoir au bureau !

7. S’imposer des horaires de travail au calme

Lorsque l’on n’a pas l’habitude du télétravail, il est nécessaire de s’imposer soi-même des horaires de travail, au moins au début, afin de prendre le rythme. Choisissez les heures pendant lesquelles vous êtes le plus vigilant et attentif.  

Pour une meilleure concentration, vous devez travailler dans un environnement tranquille. N’hésitez pas à indiquer aux personnes qui vivent avec vous que vous ne devez pas être dérangé de telle heure à telle heure. Si vous avez des enfants, expliquez-leur aussi la situation et dites-leur que vous devez rester très concentré pendant quelques heures. N’ayez pas peur de les laisser s’ennuyer, cela les poussera à développer leur imagination. 

En entreprise, on a tendance à se disperser assez facilement : on discute avec les collègues, on papote, on prend de longues pauses café, etc.. Si vous arrivez à optimiser au maximum les moments de concentration à la maison, vous pourrez même être plus productif et efficace que quand vous êtes au bureau. Cela vous laissera davantage de temps à la fin de votre journée de travail pour pouvoir vaquer à vos occupations. 

8. Éloigner les tentations 

Pour maximiser l’efficacité de vos heures travaillées, il est important de rester concentré le plus longtemps possible. Pour y arriver, vous devez vous débarrasser des distractions autour de vous. Vous pouvez par exemple : 

• désactiver les notifications des applications (WhatsApp, Facebook, etc.),
• déconnecter la wifi et le 4G de votre téléphone. Ainsi, vous restez quand même joignable via le réseau de téléphonie normal, ce qui reste important en cas de crise ; 
• éteindre la télévision ; 
• etc..

Certaines personnes sont davantage attentives avec une musique de fond ou la radio. Chacun de nous est différent. Trouvez ce qui vous aide à mieux vous concentrer.

9. Rester connecté avec ses collègues pour faire face au confinement

Quand on se retrouve d’un coup à travailler seul à la maison, il peut arriver que la solitude pèse, surtout en cette période de confinement : on cogite sur la situation, on reste bloqué face aux difficultés, la prise en main des nouveaux outils informatiques est compliquée, etc. En ces moments de crise, il est d’autant plus important de rester en contact avec ses collègues et de se rappeler qu’ils sont dans la même situation que nous. Alors serrez-vous les coudes, appelez-les, envoyer des mails, des messages, résolvez les problèmes ensemble et remontez-vous le moral. 

• Le partage des données

Vous pouvez continuer à travailler en équipe et de manière collaborative grâce à Google Drive par exemple. Il s’agit d’un espace de stockage et de partage en ligne gratuit. Cela vous évite les envois de mails avec des pièces jointes. Vous pouvez également travailler à plusieurs et simultanément sur le même document. Je ne vais pas vous détailler ici toutes les possibilités qu’offre Google Drive, mais ça vaut le coup d’y jeter un coup d’œil. 

• Les visioconférences

Quoi de mieux qu’une petite réunion au milieu de votre salon pour vous redonner un coup de boost ? Plusieurs applications vous permettent d’organiser des visioconférences à plusieurs. Vous avez par exemple Skype, Zoom ou bien Whereby.

• Messagerie instantanée professionnelle

Vous pouvez également installer une application ou un programme de messagerie instantanée professionnelle. Parmi les plus populaires, on retrouve notamment Slack qui peut être installée gratuitement sur votre ordinateur. Elle vous permettre de rester en contact quotidien avec vos collègues. 

10. Prioriser ses tâches

Pour pouvoir travailler de façon productive, il est impératif d’organiser son travail en priorisant ses tâches. Pour cela, je vous conseille l’outil en ligne Trello qui vous permet de planifier des choses à faire et de les prioriser. Vous pouvez même partager avec des collègues votre planning. Pour plus d’efficacité, vous pouvez organiser votre journée ainsi : 

• lisez et traitez vos mails dès votre arrivée au bureau (ou à votre table à manger !) ;
• traitez les tâches urgentes ;  
• réglez ensuite les missions plus difficiles ou moins motivantes ; 
• finissez votre journée de travail en traitant les petites choses qui ne demandent pas trop de concentration.

11. Faire des pauses

Vous avez tout à gagner à faire des pauses bien méritées régulièrement. Faites un break lorsque vous avez accompli une tâche difficile ou que vous sentez que vous perdez votre concentration. Prenez des pauses de 5 à 10 minutes et profitez-en pour bouger un peu et reposer vos yeux. Pendant ces pauses, vous pouvez : 

• regarder au loin par la fenêtre pour reposer votre regard ; 
• faire un peu d’exercice physique si vous le pouvez ; 
• vous étirer ; 
• faire un peu de yoga ou de la méditation ; 
• respirer de l’air frais ;
• etc..

L’important étant de ne pas passer ses pauses en position assise, mais bien d’être en mouvement et de faire circuler le sang dans les jambes. 

Vous connaissez maintenant toutes les astuces pour pouvoir travailler de manière détendue et efficace à la maison ! Si vous arrivez à vous discipliner ainsi pendant quelques heures par jour, vous pourrez rapidement accomplir davantage que lorsque vous étiez au bureau avec les collègues. La culture du télétravail, ça s’apprend et ça s’entraîne. Alors, à vos marques, prêts, bossez !

Marion Balaÿ